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書類を捨てる基準に悩むママへ!散らからない整頓法と残したい書類

書類を捨てる基準に悩むママへ!散らからない整頓法と残したい書類

チラシやショップカードはもちろん、給与明細、電化製品の取扱説明書、保育園・幼稚園からのおたよりなど、「いつかは整理しなくちゃ」と思ってはいてもはかどらず、家の中に書類が溢れて困っているママもいるのではないでしょうか。今回は、増える書類の整頓法をご紹介します。

原本を残しておくべき書類とその理由

2年は保管しておきたい「給与明細」

給与明細は毎月一度はもらうため、全部保管しているとかさばって困るので「毎月の給与は同じだから」ということでもらってすぐに捨てているママもいるかもしれませんね。

ただ稀にですが「会社が給与の計算を間違っていた」ということがあり、未払いの賃金の請求は2年分さかのぼって請求できるので2年間は保管しておくとよいでしょう。また、厚生年金や雇用保険料の計算が間違っていないかの確認のためにも、すぐに捨てないほうが安心です。

友人ママは、自分で起業するときの借り入れ審査で、前職の給与明細の提示を求められたと言っていました。

ほかにも、住宅ローンの申請で必要になる場合もありますし、退職したときに離職票をもらえなかった場合の失業給付の申請にも役立ちます。

5年は保管しておきたい「源泉徴収票」

会社員として仕事をしていると、年に一度源泉徴収票を会社からもらいますよね。「毎年もらうけど、給与や社会保険料の確認以外で使うことってあるの?」と思われるママもいるのではないでしょうか。

源泉徴収票は、住宅ローンの借り入れ審査や医療費控除の確定申告、転職時などに原本の提出が必要となります。これらの場合はコピーではなく原本が必要です。今は必要がないと思っていても、今後必要になるときが来るかもしれませんので、間違えて捨てないようにしましょう。

また、住宅ローンの審査では過去3年分の源泉徴収票の提出が求められる場合もありますし、医療費控除などの確定申告で所得税の還付を受ける場合、5年分さかのぼって申請できますので、5年間は保管しておくとよいですよ。

「医療費の領収書」は保管義務がある場合も

医療費は、自分と家族を含め1年間に支払った合計金額が100,000円を超えると、確定申告をすることで還付金を受け取ることができます。妊婦健診と出産だけでも100,000円は超えますので、申告のために医療費の領収書を保管しておいたというママも多いでしょう。

ただ、申告後はもう必要ないと思っていませんか。実は、平成29年からの医療費控除の確定申告では領収書の提出が不要になった代わりに、医療費控除の明細書の添付が必要になり、医療費の領収書の原本は5年間の保存が義務づけられました。

税務署が不審な点を見つけた際に提出や提示を求められることがあるので、確定申告をした場合は念のため5年間保管しておきましょう。

溜まる書類を捨てる基準を知ろう

原本ではなくデータで残れば問題ないもの

いざというときに必要ではあるものの、原本である必要はなく「確認したいときだけに見られればよい」という書類もありますよね。

たとえば、時々利用する出前のチラシや電化製品の取扱説明書、薬の注意書きなど、原本を必要としないものはスキャナやプリンターなどを使ってスキャンしたデータをパソコンやスマホに取り込んでおくと便利です。データなら紙の書類のようにかさばらない上に、カテゴリーごとにフォルダ分けしておけばすぐに見つけられます。

また、スマホだけでもスキャンできるアプリがあるのをご存知でしょうか。スマホのカメラで撮影した書類をPDF変換したり、資料の文字を自動調整しテキスト形式に変換したりすることもできるので、機械が苦手なママも気軽にデータ保存できますよ。

インターネットを利用すればこと足りるもの

最近はインターネットの普及でなんでも調べられる時代となりました。洗濯機やプリンターといった家電の取扱説明書は、インターネットを利用すれば簡単に見ることができますし、ダウンロードして印刷も可能です。

取扱説明書がなくてもなんとなく使えるものは、必要なときだけインターネットを利用すれば、かさばる説明書を捨てることができ、すっきりしますよ。また、テーマパークや飲食店などのパンフレットなども、同じようにホームページでチェックしたほうが最新の情報を知ることができるのでおすすめです。

そのほか、クレジットカードや公共料金の明細もWebで確認できるようになってきましたよね。紙の明細からWeb明細に変更すると書類を減らすことができますよ。

捨てる前に活用したいチラシや新聞

毎日増え続けるチラシや新聞は、溜まったら捨てたり、資源ごみとして自治体の回収に出したりしているママが多いでしょう。でも、意外に便利な活用法があるので、そのまま捨てる前に活用してみませんか。

ママにおすすめの活用法をご紹介しますね。

・ちょっとしたごみ袋として
新聞やチラシは長方形のまま、簡単に小さなゴミ箱を作れるのでそれをテーブルやキッチンなどに置いておくと、ホコリや毛くずを集めたときに便利ですよ。

・ゴミ袋の下に丸めて敷く
生ごみを捨てるごみ袋の下に敷いておくと、水分を吸い取ってくれるので水分の多いものを捨てるときにおすすめです。また、嫌な臭いも多少吸収してくれます。

・掃除
新聞紙は窓ガラスやガスレンジの油汚れの掃除に活用できますよ。

書類の上手な保管方法と整理整頓のコツ

1カ所に集めることで保管や断捨離が容易に

溜まりすぎた書類、中には必要のないものまで何年も保管しているママも多いのではないでしょうか。いらないものは捨ててすっきりさせたいですよね。

必要なものは残して、いらないものをうまく断捨離するコツは、書類を1カ所に集めてから「いるもの」「いらないもの」に分けることです。書類を保管しているファイルや場所ごとに仕分けをすると時間がかかってしまいます。引き出しに入っていたり、クローゼットの奥に仕舞い込んでいたりする書類を全部1カ所に集めましょう。

まずは、いらないものを捨てることに専念し、残ったものを分類すれば効率がよいですよ。また、月日が過ぎると、だんだんと余分な書類が増えてくると思いますので、定期的に整理整頓する習慣をつけておくと時間もかかりませんよ。
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