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保育園での役員の仕事を知ろう!書記の仕事とポイントについて

保育園での役員の仕事を知ろう!書記の仕事とポイントについて

「在園中に一度は役員をしなければいけない」というルールのある保育園でしたら「書記」がおすすめです。会長や副会長ほどの重責がなく、それでいてやりがいのある役職です。どうせなら積極的に立候補してみませんか?書記になろうかと考えているママのために書記の仕事とポイントについてまとめます。

保育園の要の役員!書記の仕事内容とは

役員会での議事内容を記録する仕事

書記は会議の中で取り上げられた議題の内容を、議事録に記録していくのが仕事です。記録内容が間違っていたからといって責任を問われることはありませんが、議事録は後々まで残っていくので、それなりの正確さは求められます。

また書記は三役として役員会への参加が必要です。役員会は定期的に行われるものに加えて、行事が近くなるとその準備のために頻繁に行われる場合もあり、その分拘束される時間が増えるので子育て世代には厳しいときもあります。

書記の人数が1名だけということもありますが、ほとんどの場合2~3名いることが多いです。複数いる場合は役員会や会議への参加を分担することができるので、若干負担を減らすことができるかもしれませんね。

保育園で配布する書類を作成することも

書記は、保育園で配布する書類を作成することもあります。行事のお知らせや各家庭へのお願い、任意のイベントへの参加呼びかけなどが主ですが、全家庭への配布になるのでわかりやすい書き方が必要です。

ほかにも役員会の案内を作成することもあります。こちらの配布先は役員のみなので、日時や場所、議題だけの簡単な書類です。議題によっては、事前に検討しておいてほしいことなどをつけ加えることもあります。

書類は手書きでもかまいません。身の回りの書類のほとんどがワープロ文字なので、手書き文字はかえって新鮮で読む人の目を引きます。中にはカットのイラストまで手描きする人もいるくらいです。

手書き文字に自信がなくても、パソコンを使うと手軽に読みやすい書類が作れます。

書記をする上であると便利なアイテム

最近はパソコンを使いこなすパパやママが増えてきて、パソコンで書記の仕事をする人が多くなりました。文字の追加や修正が簡単な上に、入力が終わるとすぐに印刷ができて便利です。

また、過去の議事録や議事を書き込む用紙などをすべてデータ化し、USBメモリなどに保存しているところもあります。こうするとファイリングの必要がなく、過去の書類データをそのまま使えるので、毎年同じ書類を作るときには助かりますね。

パソコンやUSBメモリは書記をする上であると便利なアイテムです。保育園によっては、これらを書記専用に用意しているところもあります。もちろん費用は運営費から支払われますので、自費で払う必要がなく安心して使えます。

人には向き不向きがある!書記に向いている人

聞きながらメモをとるのが苦じゃない人

授業中、学習の内容をきれいにノートにまとめている人を見ることがあります。話を聞きながら要点だけを簡潔にノートに書き込んでいるのです。こういう人は書記に向いています。

書記には、会議の内容をできるだけ正確に記録することが求められます。その記録をもとに次の動きが決まることもあるからです。人間の記憶力は結構怪しいですから、書記が残した記録だけが頼りということもあります。

正確に記録を残すためには正確なメモが必要です。そのメモを見ながら慎重に書類を作れば、ミスはある程度防げます。つまり書記には「話を聞いてメモをとる」という能力が必須なのです。

「メモをとるのはさほど苦にならない」という人は、ぜひ書記に立候補してみましょう。

大事な資料を残すのでマメで真面目な人

マメで真面目な人も書記に向いています。特に身の回りの整理整頓が上手な人が向いています。

書記が記録したことはそのまま残っていきますので、今後の大事な資料になります。ですから管理や保存には気を使うものです。いつでも簡単に取り出せるように、わかりやすく分類されていた方が助かります。

その点マメで真面目、そして整理整頓が得意な人が書記だと、資料も論理的に整理されているでしょう。過去の資料が引き出しやすいということは、会議の時短にもつながります。

もし整理するのが苦手な人が書記だと、どの資料がどこにあるのかわからなくなるかもしれません。「資料を探しているうちに夜も更けて…」なんて会議は誰でも嫌ですよね。

ある程度のパソコンの知識がある人

ある程度のパソコンの知識がある人も書記に向いています。パソコンで書類を作成するとなると、簡単なパソコンスキルが必要になるからです。

スキルといっても専門的なものではなく、ワープロソフトで文字入力ができれば十分です。特に会議の記録だけならレイアウトを工夫する必要もありませんし、箇条書きにどんどん入力するだけなので、そんなに難しいスキルが要求されるわけではありません。

しかし、全家庭に配布する案内文書やチラシは、レイアウトやわかりやすい文章表現に気を配ることになります。難しく感じるかもしれませんが、ほとんどのワープロソフトには「テンプレート」という最初から恰好よくレイアウトされた文書がありますので、それらを使うと簡単に完成します。

書記の仕事を円滑に進めるためのポイント

誰でもわかりやすいように文章をまとめよう

最後に書記の仕事を円滑に進めるためのポイントについてまとめます。

会議の記録はあまりたくさんの人の目に触れることはないかもしれませんが、各家庭へ配布する書類は不特定多数の人が目にします。ですから文章表現は誰にでもわかりやすいような工夫が必要です。

特に難しい表現はNGです。漢字もあまり見かけないような複雑なものは避けましょう。「伝えたいことが伝わる」「重要なポイントの見落としがない」ということを優先しましょう。

また文末表現にも気を配っておくとよいですね。「~しなければいけません」と書くより「~しましょう」あるいは「~しませんか?」といった書き方の方が受け取る側としては気持ちがよいです。ちょっとしたことでずいぶん書類の雰囲気が変わります。
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teniteo WEB編集部

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