保育園での役員の仕事を知ろう！書記の仕事とポイントについて

2019,5,15 更新

書記の仕事を円滑に進めるためのポイント

誰でもわかりやすいように文章をまとめよう

最後に書記の仕事を円滑に進めるためのポイントについてまとめます。

会議の記録はあまりたくさんの人の目に触れることはないかもしれませんが、各家庭へ配布する書類は不特定多数の人が目にします。ですから文章表現は誰にでもわかりやすいような工夫が必要です。

特に難しい表現はNGです。漢字もあまり見かけないような複雑なものは避けましょう。「伝えたいことが伝わる」「重要なポイントの見落としがない」ということを優先しましょう。

また文末表現にも気を配っておくとよいですね。「～しなければいけません」と書くより「～しましょう」あるいは「～しませんか？」といった書き方の方が受け取る側としては気持ちがよいです。ちょっとしたことでずいぶん書類の雰囲気が変わります。

人に説明するときは要点をまとめて話そう

書記は三役として色々な人と話すことが多くなるので、人に説明するときは要点をまとめて話す練習をしておきましょう。「書記さん、あの件はどうだったっけ？」と聞かれて簡潔に説明できたら恰好よいですよね。

要点をまとめる力は書類にも表れます。「この案内文書、なんだかたくさんのことが書いてあるけど、結局何を言いたいのかな？」といったことでは意味がありません。「簡潔に話す」ことが「簡潔なわかりやすい書類」につながりますので、普段から気をつけておくとよいですね。

練習すれば段々できるようになります。書記をしているうちに「要点を簡潔に話す」という力が身につけば、書記をやめてからも様々な場面で役に立ちますし「書記をやってよかった」という気持ちになれますよ。

書記は毎回役員会に出席する必要がある

最初に取り上げましたように、書記になると毎回役員会に出席する必要が出てきます。子育て真っ最中で時間に余裕がないママには少々辛いかもしれません。多くの人が役員を敬遠する最大の理由が、この「毎回会議に出席するのが大変だから」です。

しかしポジティブに考えると「堂々と外出ができるチャンス」ということでもあります。「保育園の役員会に行ってきます」と言って家を出てきたら、ほとんどのパパや家族は「お疲れさん。行ってらっしゃい」と気持ちよく送り出してくれるはずです。帰りにちょっと寄り道してもバレることはないでしょう。

そして役員会でたくさんの人たちと触れ合うのは、決してマイナスにはなりません。保育士さんも含めて保育園に顔見知りがいっぱいになりますよ。

まとめ

人には向き不向きがありますが「メモ取り上手」「マメで真面目」「パソコンが使える」という人は書記に向いているので、思い切って立候補してみませんか？きっと新しい出会いがあなたを待っていますよ。

書記をしばらく務めたら、文章力がついたり、簡潔に話す習慣ができたり、保育園に顔見知りが増えたりなどメリットがたくさんです。どうせやるならポジティブにいきましょう。

また保育園で一緒に役員をした仲間は、小学校、中学校へあがっても長くつき合いが続くことが多いそうです。一生の宝物になるかもしれませんね。